In elke vereniging hebben leden invloed op het gevoerde beleid, ook bij Scouting Neede. Het hoogste orgaan van onze vereniging is de groepsraad. Hierin zitten alle kaderleden (= leiders, bestuursleden en afgevaardigden van commissies) en per speltak één afgevaardigde namens de leden van die speltak.

Omdat van de bevers, welpen, scouts en explorers alle leden minderjarig zijn, hebben deze speltakken elk een oudervertegenwoordiger als afgevaardigde. Deze persoon heeft zitting en stemrecht in de groepsraad en vertegenwoordigt de belangen van de kinderen uit die speltak. Daarmee worden indirect ook de belangen van de andere ouders en verzorgers vertegenwoordigd. Per jeugdspeltak is er één oudervertegenwoordiger. Dit is een ouder/verzorger van een lid uit deze speltak. Namens de roverscouts en stamleden neemt één volwassen lid deel aan de groepsraad. Op die manier worden al onze leden vertegenwoordigd tijdens de groepsraadvergaderingen.

De groepsraad komt meerdere keren per jaar bijeen om te vergaderen over komende activiteiten, afgelopen activiteiten te evalueren, beslissingen te nemen over lopende/financiële zaken en het beleid en meerjarenplan van de groep vast te stellen. Daarnaast is de groepsraad ook leidend in beslissingen over zaken van de beheerstichting.

Wat doet een oudervertegenwoordiger?

Om de zoveel tijd is een speltak op zoek naar een nieuwe oudervertegenwoordiger voor in de groepsraad, maar wat houdt deze rol precies in?

Zoals hierboven al beschreven werd, is een oudervertegenwoordiger de afgevaardigde van een jeugdspeltak met zitting in de groepsraad. Tijdens groepsraadvergaderingen praat en denkt de oudervertegenwoordiger mee over activiteiten, financiën en het beleid van Scouting Neede, samen met de andere leden van de groepsraad. Dit doet de oudervertegenwoordiger namens alle leden van de betreffende speltak en hun ouders/verzorgers. Soms worden er tijdens de vergaderingen discussies gevoerd of wordt er gestemd. Dit kan gaan over uiteenlopende zaken en/of vrijwilligersfuncties. De oudervertegenwoordiger heeft stemrecht namens de speltak. Wanneer er onderwerpen worden besproken die het beleid van Scouting Neede betreffen, zijn de meningen van ouders/verzorgers zeer waardevol, zodat we met z’n allen kunnen voorkomen dat de vereniging besluiten neemt waar ouders en verzorgers niet achter staan.

Als afgevaardigde is de oudervertegenwoordiger tevens een aanspreekpunt voor de andere ouders en verzorgers van die speltak. Wanneer andere ouders/verzorgers bepaalde punten willen aankaarten of problemen ervaren binnen de speltak, kunnen zij – naast bij de speltakleiding en bij het bestuur – ook bij de oudervertegenwoordiger terecht. We verwachten niet dat oudervertegenwoordigers voorafgaand aan een vergadering actief op zoek gaan naar vragen of meningen, maar andersom kunnen andere ouders/verzorgers wel de vertegenwoordiger van hun speltak benaderen om iets mee te geven ter bespreking.

De tijdsbesteding als oudervertegenwoordiger valt erg mee. Per jaar zijn er vijf groepsraadvergaderingen waarvoor je zal worden uitgenodigd, welke op een doordeweekse avond plaatsvinden. Deze vergaderingen worden georganiseerd door het bestuur en geleid door de groepsvoorzitter. De rol omvat verder geen verplichtingen rondom het meehelpen bij activiteiten of klussen. Uiteraard zijn de oudervertegenwoordigers bij dergelijke activiteiten van harte welkom, maar dat is zeker geen verplichting vanuit de functie.

Aan- en aftreden

De oudervertegenwoordiger wordt gekozen uit de ouders/verzorgers van de leden van de speltak, waarvoor deze persoon de rol gaat vervullen. Op het moment dat de rol vacant komt, laat de speltakleiding dit aan de ouders en verzorgers weten. Geïnteresseerden kunnen zich vervolgens bij de leiding melden. Als er door één ouder/verzorger interesse wordt getoond, is deze persoon de nieuwe oudervertegenwoordiger. Mochten meerdere mensen zich voor de functie melden, dan wordt er door de rest van de ouders/verzorgers gestemd over wie hen gaat vertegenwoordigen in de groepsraad.

Vliegt een kind over naar een andere speltak of gaat het lid van Scouting af, dan legt de oudervertegenwoordiger de functie neer. Een uitzondering hierop is, als bij de volgende speltak de rol vacant is. Mochten er geen andere geïnteresseerden zijn bij de volgende speltak, kan de oudervertegenwoordiger diens functie bij de nieuwe speltak voortzetten. Uiteraard kan de functie altijd door de oudervertegenwoordiger zelf worden neergelegd, door dit te melden bij de speltakleiding of het bestuur.

Wij hopen hiermee een beeld te hebben geschetst van de rol van een oudervertegenwoordiger. Als je geïnteresseerd bent om deze rol te vervullen, of als je nog vragen over de functie hebt, kun je natuurlijk altijd contact opnemen met de speltakleiding of het bestuur van Scouting Neede.